Pentru a fi recunoscute în Republica Moldova actele / documentele eliberate de catre autoritatile federale, statale sau locale ale SUA (certificate de nastere, casatorie, deces, divort, adoptie, paternitate, certificate medicale, caziere judiciare, titluri de proprietate, statutul companiei, certificate de amendament al statutului etc) sau autentificate de catre birourile notariale publice (procuri, declaratii, juraminte, confirmari, contracte etc), urmeaza a fi confirmate cu stampila de Apostil (în engleza - Apostille stamp) la oficiul Secretarului de Stat în statul în care au fost perfectate sau eliberate.

Exemplul nr.1:
Daca procura Dumneavoastra a fost autentificata de catre un notar public din Los Angeles, CA, atunci pentru ca procura sa fie valabila si recunoscuta în Republica Moldova acesta urmeaza a fi confirmata cu stampila de Apostil la Oficiul Secretarului de Stat al Californiei care are urmatoarele coordonate – California Office of the Sceretary of State, Business Programs Division, Notary Public Section, P.O. Box 942877, Sacramento, CA 94277, tel. 916-653-3595; web - http://www.ss.ca.gov/business/notary/notary.htm.

Exemplul nr.2:
Daca certificatul de nastere a fost eliberat de catre Oficiul de Stare Civila al orasului New York, NY atunci pentru ca acesta sa fie recunoscut si valabil în Republica Moldova el urmeaza sa fie confirmat cu stampila de Apostil (în engleza - Apostille stamp) la Oficiul Secretarului de Stat al statului New York care are urmatoarele contacte – New York Department of State, Certification Unit is 6th Floor, 270 Broadway, New York, New York 10007, tel: 212-417-5684.

Exemplul nr.3:
Daca cazierul judiciar a fost eliberat de catre Departamentul de Politie al orasului Dallas, TX, atunci pentru ca acesta sa fie valabil si recunoscut în Republica Moldova el urmeaza a fi confirmat cu stampila de Apostil la oficiul Secretarului de Stat al Texasului, care are urmatoarele contacte - Office of Secretary of State of Texas, P.O. Box 12079, Austin, TX 78711, tel. 512 – 463-5705, web - http://txsos-7.sos.state.tx.us/authfaqs.shtml.

Pentru informatii privind adresele de contact ale tuturor oficiilor secretarilor de stat din SUA vizitati pagina de Internet - http://travel.state.gov/about/info/customer/customer_312.html. Date aditionale privind procedura de aplicare a stampilei de Apostil (în engleza - Apostille stamp) în cadrul oficiilor secretarilor de stat în mod separat, urmeaza a fi solicitate la oficiile respective. De regula actele pot fi expediate atât prin posta cât si prezentate personal.

Va atragem atentia asupra faptului, ca Sectia Consulara a Ambasadei Republicii Moldova la Washington DC nu are competenta în cadrul procedurii descrise mai sus si actele nu urmeaza a fi expediate în adresa serviciului consular. Existenta stampilei de Apostil, duce automat la valabilitatea documentului în Republica Moldova. Regula în cauza nu este aplicabila documentelor eliberate de autoritatile Canadei.

Stampila de Apostil (în engleza - Apostille stamp) este aplicata în baza Conventiei cu privire la suprimarea cerintei supralegalizarii actelor oficiale straine, adoptata la Haga la 5 octombrie 1961. Pentru Republica Moldova conventia în cauza a intrat în vigoare la 16 martie 2007. Conventia de la Haga denumita de asemenea si Conventia cu privire la Apostil faciliteaza circulatia documentelor publice eliberate de catre un Stat parte a Conventiei care urmeaza a fi prezentate in alt Stat parte a Conventiei. Pentru informatii detaliate cu privire la aplicabilitatea Conventiei vizitati urmatoarea adresa - http://www.hcch.net/index_en.php?act=conventions.text&cid=41.